Trong các khâu để tổ chức một sự kiện thành công thì bạn không thể bỏ qua được khâu điều hành diễn biến sự kiện, nó là công việc hết sức quan trọng của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Từ việc điều hành diễn biến sự kiện tốt sẽ mang đến hiệu quả lớn đó là thành công của sự kiện và khi sự kiện kết thúc sẽ mang lại được những lợi ích gì cho công ty của bạn. Việc lên kế hoạch và tổ chức sự kiện cần nổ lực trong một thời gian nhất định. Thế nến việc điều hành diễn biến sự kiện luôn được các nhà tổ chức sự kiện chú ý tận tâm? trong cả quá trình làm việc. Thông qua bài viết điều hành diễn biến sự kiện, sẽ chia sẻ cho các nhà tổ chức sự kiện thêm kiến thức, để điều hành sự kiện một cách thành công và hiệu quả nhất.
Dưới đây là các bước cần thực hiện khi điều hành quản lí sự kiện thành công giúp bạn nắm vững các bước lập kế hoạch điều hành quản lí sự kiện một cách hiệu quả. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn cần làm, ngân sách, người tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các chi tiết sao cho phù hợp.
Bắt đầu sớm kế hoạch
khi bắt đầu một ý tưởng nào đó bạn nên bắt đầu càng sớm càng tốt để biết mình cần những thông tin, dữ liệu gì? Nếu như sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch thực tế từ bốn đến sáu tháng trước để chắc chắn bạn có nhiều thời gian để lên kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện.
Với các sự kiện có quy mô nhỏ bạn cũng cần phải lên sẵn các kế hoạch một tháng để lên kế hoạch. Đảm bảo các hợp đồng của bạn và đối tác hoàn thành một vài tuần trước khi sự kiện diễn ra để quá trình điều hành quản lí sự kiện được được dễ dàng
Luôn linh hoạt
Trong quá trình lập kế hoạch sự kiện sẽ không tránh khỏi những sự thay đổi tùy vào từng trường hợp mà bạn có thể thay đổi phù hợp với sự kiện của bạn. Bạn phải luôn linh hoạt trong mọi thời gian và hoàn cảnh để sự kiện không bị gián đoạn, cần phải đảm bảo rằng sự kiện của bạn luôn diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn bởi các yếu tố nào.
Phân công công việc
Từ những khâu mới bắt đầu cho sự kiện tới khi kết thúc bạn nên phân công công việc rõ ràng cho từng nhóm người theo kế hoạch đã có sẵn (ví dụ: phục vụ, vận chuyển). Khi có sự phân công công việc rõ ràng thì công việc sẽ diễn ra suông sẽ hơn và ít gặp trục trặc.
Khi có sự cố về một phần nào đó của sự kiện bạn cũng dễ biết được phần sai sót đó thuộc về ai, giảm được trường hợp đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Làm tốt quá trình này thì việc điều hành quản lý sự kiện của bạn sẽ diễn ra dễ dàng và công việc sẽ nhẹ nhàng hơn khi có nhiều người tham gia.
Tạo nhóm làm việc
Để mọi người có thể dễ dàng trao đổi thông tin và theo dõi quá trình làm việc thì bạn nên tạo một group riêng để hướng dẫn chi tiết mọi thứ để làm sự kiện.Bao gồm các công việc liên quan với từng nhóm hay từng cá nhân như nhà cung cấp, thông tin những người tham dự, và sơ đồ nơi diễn ra sự kiện. Mọi người có thể trao đổi lẫn nhau và học hỏi, bổ sung những điều còn thiếu sót .
Thương lượng
Khi tổ chức các sự kiện thì phần ngân sách bạn bỏ ra cho sự kiện cũng rất quan trọng, mọi sự kiện sẽ phát sinh nhiều chi phí bạn không lường trước được nên khi kí hợp đồng với các nhà cung ứng bạn nên thương lượng với mức phí thấp nhất có thể để giảm bớt chi phí cho sự kiện của bạn.
Thử nghiệm
Bạn nên chạy thử chương trình sự kiện trước khi sự kiện được diễn ra trước một hoặc ai tuần để biết được bạn còn thiếu sót điều gì trong sự kiện để kịp thời sữa chữa và hoàn chỉnh những phần còn thiếu xót để sự kiện của bạn thành công.
Để có một sự kiện thành công hãy đến với TOP VIET, khi đến với chúng tôi bạn sẽ được cung cấp một dịch vụ thiết kế, tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp mang đến cho bạn một sự kiện đáng nhớ.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ TOP VIET
0918 594 591
