Ngành tổ chức sự kiện ngày nay được xem là một ngành công nghiệp lớn và ngày càng phát triển mạnh mẽ cả về chất và lượng. Ngành tổ chức sự kiện hiện nay là một trong những ngành nghề được nhiều bạn trẻ đam mê và theo đuổi một cách nghiêm túc. Nhưng không phải công ty nào cũng đáp ứng đủ yêu cầu của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy thì có những yếu tố nào để cấu thành nên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Chúng ta có thể nhìn thấy có hàng chục hàng trăm sự kiện của cá nhân hay của tổ chức nào đó diễn ra xung quang chúng ta hàng ngày, hàng giờ như tiệc sinh nhật, lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khai trương, hội thảo, hội nghị khách hàng, team building, các chương trình giải trí…Có những sự kiện diễn ra trong tích tắc vài giờ đồng hồ, một ngày hay vài ngày nhưng để tạo ra một sự kiện như thế đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo từ rất lâu trước đó.
Có các yếu tố cấu thành nên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như sau:
- Hiểu mục tiêu
- Đa dạng loại hình tổ chức
- Thời gian sự kiện
- Cung cấp đầy đủ các thiết bị cho sự kiện
- Quản lí ngân sách
- Tiếp thị truyền thông
- Luôn đưa ra các ý tưởng mới lạ cho sự kiện
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
- Quản lí rủi ro
- Lựa chọn địa điểm
Và để sự kiện có thể kết thúc thành công tốt đẹp cần có sự chuẩn bị và tác nghiệp từ nhiều bộ phận với các yếu tố cấu thành nên sự kiện chuyên nghiệp như sau.
1. Hiểu mục tiêu
Nếu không có mục tiêu rõ ràng cho một sự kiện thì sẽ rất khó khăn để chúng ta lên kế hoạch cho sự kiện. Mục tiêu là bước khởi đầu quan trọng không thể thiếu của các công ty tổ chức sự kiện.
2. Đa dạng loại hình tổ chức
Một dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có đa dạng loại hình tổ chức. Đây là yêu cầu đầu tiên để khách hàng tìm đến với dịch vụ. Cung cấp đầy đủ các loại hình là yếu tố cần để công ty tổ chức sự kiện tồn tại và phát triển. Nhiều loại hình sẽ khích thích khách hàng vì nó mang sẽ làm khách hàng thấy thích và không tạo cảm giác nhàm chán.
Các loại hình tổ chức sự kiện có thể kể đến như: tổ chức chương trình hội nghị, khai trương công ty, ra mắt sản phẩm mới, gameshow, tiệc cưới… Để đáp ứng được những yêu cầu này chứng tỏ mức độ chuyên nghiệp cũng như tầm vóc của công ty tổ chức sự kiện. Tùy vào từng sự kiện mà công ty có thể sử dụng loại hình sự kiện cho phù hợp.
3. Thời gian sự kiện
Xác định thời gian diễn ra và khi nàokết thúc cho từng hạng mục công việc của sự kiện. Điều này giúp ta có thể quản lí tốt và không làm trì truệ hoặc gián đoạn sự kiện.
4. Cung cấp đầy đủ các thiết bị cho sự kiện
Không chỉ cung cấp nhiều loại hình tổ chức, dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thiết bị cho sự kiện. Dù là sự kiện lơn hay nhỏ, thiết bị cũng cần đảm bảo chất lượng và hạn chế xảy ra trục trặc kỹ thuật trong quá trình vận hành. Từ cổng chào cho đến hệ thống khung bạt dựng sân khấu đều được chuẩn bị đầy đủ. Hệ thống âm thanh, ánh sáng được kiểm tra kỹ trước khi sự kiện bắt đầu. Một sự kiện dẫn ra trơn chu với đầy đủ các thiết bị được cung cấp sẽ tạo sự hài lòng với khách hàng.
Điều này tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng thay vì khi thuê công ty tổ chức sự kiện xong thì phải lo thuê thêm các thiết bị khác. Nhưng lúc đây công ty tổ chức sự kiện có thể đáp ứng luôn cho khách hàng các dịch vụ này luôn.
5. Quản lí ngân sách
Yếu tố quan trọng không thể thiếu trong tổ chức sự kiện đó chính là ngân sách. Nếu có thể quản lí tốt và dự trù được ngân sách hợp lí thì chung ta sẽ có một sự kiện với khoảng kinh phí ổn định.
6. Tiếp thị truyền thông
Một công cụ không thể bỏ qua để lôi kéo khán giả đến sự kiện của bạn. Việc cung cấp thông tin về sự kiện của những sự kiện đến đối tượng mục tiêu đòi hỏi phải có chiến lược cụ thể liên quan đến một loạt các kênh thông tin truyền thông từ thư trực tiếp cho phương tiện truyền thông xã hội.
7. Luôn đưa ra ý tưởng mới lạ cho sự kiện
Ý tưởng sáng tạo là yếu tố sống còn và là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong các công ty hay các công việc khác nhau. Nhưng đối với công việc tổ chức sự kiện ý tưởng đóng vai trò cực kì quan trọng. Một sự kiện thu hút được đông đảo chú ý từ cộng đồng thường là những điều độc đáo chưa ai làm. Nét độc đáo ấy sẽ là điểm nhấn cho cả sự kiện mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Nếu đó là một buổi ra mắt sản phẩm mới, bạn phải làm sao đưa được cái hay nhất của sản phẩm đi vào lòng khách hàng mới được cho là thành công.
Và điều quan trọng các công ty tổ chức không nên vấp phải đó chính là sự lập đi lặp lại ý tưởng nhiều lần.
8. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Muốn có những sự kiện thành công thì yếu quan trọng kế tiếp chúng ta không nên bỏ qua đó chính là đội ngũ nhân viên. Nhân viên cần được huấn luyện chuyên nghiệp nhiệt tình. Một đội ngũ giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, năng động sẽ mang lại niềm tin cho khách hàng. Bên cạnh đó bạn cần một đội ngũ dày dạn kinh nghiệm để xử lý những rủi ro xảy ra trong sự kiện.
Sự kiện hoàn hảo từ đầu đến cuối theo đúng kế hoạch thường không xảy ra trong cuộc sống thực. Một đội ngũ non trẻ không đủ sức để xử lý các sự cố ngẫu nhiên trong suốt chương trình. Bởi vậy mà yếu tố kinh nghiệm luôn được đề cao trong tổ chức sự kiện. Nếu muốn trở thành công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần xây dựng một đội ngũ nhân viên đủ tầm ứng phó rủi ro.
9. Quản lí rủi ro
Làm bất kì việc gì cũng không tránh khỏi rủi ro. Và khi chúng ta tổ chức sự kiện thì rủi ro là không tránh khỏi vì vậy chúng ta nên có các phương án phòng trừ rủi ro. Và đưa ra được những biện pháp khắc phục nó kịp thời
10. Lựa chọn địa điểm
Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện nghe thì có vẻ đơn giản thế nhưng không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của các địa điểm. Việc lựa chọn địa điểm chính xác liên quan đến việc nghiên cứu, đàm phán, hợp đồng và các mối quan hệ để sự kiện có thể diễn ra tốt đẹp.
Đó là những yếu tố cấu thành nên một sự kiện chuyên nghiệp mà bất kì công ty nào cũng không nên bỏ qua. Và công ty TOP VIỆT của chúng tôi cũng vậy. Chúng tôi luôn chú trọng những điều này để làm hài lòng khách hàng. Và tạo niềm tin cho khách hàng khi tin tưởng công ty để tổ chức những sự kiện trọng đại cho họ.
Bên cạnh một sự kiện tốt với những yếu tố cấu thành nên sự kiện chuyên nghiệp thì TOP VIỆT còn cung cấp thêm các dịch vụ:
- Cung cấp thêm dịch vụ âm thanh ánh sáng
- Cho thuê Dàn DJ, dàn Karaoke
- Màn hình LED
- Sân khấu lắp ráp
- Chụp hình quay phim
- Múa lân
Mọi chi tiết xin liên hệ TOP VIỆT
0918 594 591
