Sự cố trong tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào, có thể đến từ khâu ý tưởng hoặc trục trặc trong quá trình tổ chức chương trình. Không ai biết trước chuyện gì sẽ xảy ra, đặc biệt là những rủi ro được tạo nên bởi một số nguyên nhân ngoại cảnh ngoài mong muốn.
Chính vì vậy, để tránh những sự cố xảy ra khi tổ chức sự kiện người làm sự kiện luôn phải tỉnh táo và có sự quan sát tinh tế để hỗ trợ và giải quyết ngay lập tức khi gặp sự cố.
Những sự cố thường gặp trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
- Các công ty tổ chức sự kiện thiếu trách nhiệm trong việc tìm hiểu kỹ tính chất của sự kiện, địa điểm làm sự kiện, sử dụng các trang thiết bị kém chất lượng, không lường trước các rủi ro có thể xảy ra,…
- Nhân viên, các đối tác tổ chức sự kiện, các nhà cung cấp thiết bị không làm tròn nhiệm vụ và trách nhiệm, thiếu thiện chí. Nhà cung cấp không giao hàng đúng thời gian quy định.
- Sự thay đổi bất thường hoặc quá khắc nghiệt của thời tiết.
- Người lãnh đạo thiếu trách nhiệm, do dự việc đưa ra quyết định.
- Thay đổi ý tưởng hoặc nhân sự, khách mời,… vào phút chót.
- Thiếu sự hợp tác ăn ý giữa các thành viên trong ban tổ chức, ban hậu cần, kỹ thuật, âm thanh ánh sáng…
- Không có nhiều thời gian tổng duyệt chương trình do quá gấp rút.
- Các sự cố ngoài ý muốn đặc biệt nghiêm trọng xảy ra như hỏa hoạn, cấp cứu,…
Các nhóm sự cố mà các công ty tổ chức sự kiện thường gặp:
Sự cốvề nhân lực: Xuất phát từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến tiến độ việc tổ chức sự kiện, cụ thể là ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả mọi khâu chuẩn bị và tiến hành của event bởi vì từng công đoạn trong event đều được hoàn thành dưới sự tác động của con người. Một sự kiện diễn ra thành công có sự tham gia của một tập thể rất nhiều người cùng góp công sức, giống như những chiếc mắt xích nối liền với nhau, và một khi một mắt xích trong số đó hỏng thì cả quy trình đương nhiên sẽ bị gián đoạn.
Một rủi ro nữa khi tổ chức sự kiện có thể gặp đó là sự phân bổ thời gian không hợp lý. Điển hình là tình trạng thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian triển khai quá ngắn. Hoặc thời gian dự trù cho từng phần trong bản kế hoạch bị lệch quá nhiều so với thời gian diễn ra sự kiện trong thực tế.
Sự cốvề tài chính: nếu không tính toán và chắc chắn về số lượng người tham dự thì sẽ dẫn đến lỗ vốn vì chi phí bỏ ra cao nhưng khách mời ít tham dự hoặc không có người tham dự. Dẫn đến công ty sẽ bị lỗ vốn nặng
Sự cốvề thiết bị kỹ thuật: Có rất nhiều trường hợp khi chương trình chuẩn bị diễn ra thì bị hư hỏng về các trang thiết bị. Vì vậy cần kiểm tra thật kỹ và có các thiết bị dự phòng để phòng tránh các trường hợp xấu xảy ra.
Sự cố về thời tiết: thời tiết mưa nắng bất thường luôn là nỗi lo lắng của các đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời. Sẽ không thừa nếu bạn chuẩn bị thêm ô dù, áo mưa, bọc thiết bị,… để phòng khi trời mưa gió.
Sự cố về phân bố thời gian: phần giới thiệu quá dài, phần diễn giải quá ngắn, trao quà gấp gáp,… đều có thể xảy ra nếu bạn không tính toán kỹ thời lượng của chương trình. Với các đơn vị không chuyên, tình trạng này xảy ra rất thường xuyên và khiến chương trình phải chạy đua với thời gian để hoàn thành.
Để khắc phụ những sự cốthường gặp trong tổ chức sự kiện. TOP VIỆT đã có những phương án phòng tránh và giải quyết rủi ro một cách tốt nhất. Để bạn có thể yên tâm chọn TOP VIỆT để tổ chức sự kiện cho mình. TOP VIỆT đặc biệt chú ý đến những rủi ro đó, để hạn chế tối đa những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến tiến độ đã đề ra và đảm bảo sự thành công cho một sự kiện. Đặc biệt, đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, TOP VIỆT luôn luôn phải có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình.
Bên cạnh hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro trong tổ chức sự kiện thì TOP VIỆT còn cung cấp thêm các dịch vụ như:
- Cung cấp dàn âm thanh ánh sáng chất lượng cao
- Cho thuê dàn karaoke và dàn DJ chuyên nghiệp
- Chụp hình quay phim lưu lại kỉ niệm cho bạn
- Cho thuê màn hình LED chuyên nghiệp
- Sân khấu lắp ráp chuyên nghiệp
- Dịch vụ ca múa, múa lân cho sự kiện của bạn thêm hấp dẫn
Mọi chi tiết xin liên hệ tổ chứ sự kiện TOP VIỆT
0918 594 591
