Để một sự kiện thành công phải có một kịch bản hay, rõ ràng và không quên các bước lập kế hoạch sự kiện. Các bước đó cụ thể ra sau chúng ta cùng tìm hiểu để tạo nên một sự kiện thành công đó.
Có 9 bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công
Bước 1: XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện của mình là gì. Là để quảng bá hình ảnh công ty, hay đó là buổi ra mắt sản phẩm mới. Hay đơn giản, đó chỉ là một sư kiện nhỏ nhằm kết nối giữa nhân viên với lãnh đạo?
Xác định mục địch là trả lời câu hỏi tại sao phải tổ chức sự kiện?
Xác định mục tiêu là kết quả mà bạn muốn đạt được sau sự kiện.
Từ mục đích tổ chức, bạn sẽ xác định được quy mô của sự kiện. Số lượng khách mời nhiều hay ít, cần bao nhiêu phóng viên, quảng bá rộng rãi như thế nào. Và mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sự kiện được tổ chức là gì? Đó là điều đầu tiên bạn phải xác nhận khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Bước 2: XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ SỰ KIỆN
Đối tượng tham dự của sự kiện có nhiều thành phần khác nhau, bao gồm nhiều nhóm người ở nhiều độ tuổi, nhiều ngành nghề, tôn giáo, họ có đặc trưng riêng văn hóa và lối ứng xử khác nhau. Hiểu rõ khách hàng và những người tham dự sự kiện, bạn sẽ biết được chính xác mình cần chuẩn bị những gì.
Mức độ thành công của các sự kiện được đánh giá một phần dựa trên số lượng người tham dự mà chương trình đó thu hút được, những khách mời tham dự trong event của bạn rất có thể sẽ trở thành khách hàng tiềm năng của bạn trong tương lai.
Khâu này rất quan trọng nhằm xác định đúng mục tiêu đã đề ra. Khoanh vùng đối tượng được mời và loại bỏ những nhân tố không cần thiết. Bước này giúp bạn xác định rõ ràng hơn mục tiêu của việc tổ chức sự kiện.
Bước 3: XÁC ĐỊNH THÔNG ĐIỆP CỦA SỰ KIỆN
Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Thông điệp của sự kiện chính là nội dung mà bạn muốn giới thiệu tại buổi lễ. Thông điệp sâu sắc sẽ tạo điểm nhấn sâu sắc cho sự kiện, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
Khi bạn làm sự kiện muốn truyền tải thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện thì bạn phải xây dựng được ấn tượng đối với người tham gia sự kiện. Đây là bước quan trọng giúp khách hàng thấy rõ thông điệp của sự kiện là gì, điều đó làm khách hàng và khách mời cảm thấy cuốn hút hơn.
Bước 4: XÁC ĐINH THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Xác đinh thời gian và địa điểm là bước quan trọng không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi đã đi qua 3 bước đầu, bạn cần đưa ra một khung thời gian nhất định để sự kiện diễn ra thành công. Cần bao nhiêu thời gian từ lúc chuẩn bị đến khi sự kiện diễn ra? Với đối tượng khách mời như vậy, tổ chức vào thời điểm nào thu hút được đông đảo họ tham gia? Về địa điểm, bạn hãy lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất với tính chất và đặc điểm mà event hướng đến. Ví dụ một sự kiện teambuilding nên được tổ chức ngoài trời, một sự kiện giới thiệu sản phẩm mới nên được tổ chức trong hội trường….
Bước 5: LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT CHO CHƯƠNG TRÌNH SỰ HIỆN
Một chương trình sự kiện chi tiết được lập ra giúp sự kiện tổ chức thành công. Kế hoach càng chi tiết, mức độ thành công càng cao. Để có được một chương trình hoàn hảo, các công ty về dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ sẽ lập ra cho bạn một bản thảo chi tiết những gì cần làm và giảm thiểu tối đa rủi ro xảy ra trong sự kiện.
Một chương trình tổ chức sự kiện cần chuẩn vì về nội dung, kịch bản sau cho phù hợp với mục đích và mục tiêu của sự kiện.
Bước 6: LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG
Kế hoạch truyền thông được thực hiện từ khi sự kiện bắt đầu cho tới khi sự kiện kết thúc. Truyền thông cho sự kiện trước khi bắt đầu sẽ thu hut nhiều khách hàng mục tiêu. Còn sau khi kết thúc, doanh nghiệp cần tranh thủ sự quan tâm của khách tham dự để tạo kế hoạch xúc tiến, quảng bá, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Quảng bá sự kiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Sự kiện được quảng bá càng rộng rãi sẽ càng thu hút được nhiều đối tương. Tùy vào quy mô sự kiện mà doanh nghiệp sẽ có các truyền thông riêng. Tuy nhiên, dù lớn hay nhỏ thì việc quảng bá cũng mang lại thiện cảm nếu được truyền thông tốt.
Bước 7: LẬP NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sau khi kịch bản, mục tiêu, mục đích đã có bạn cần chuẩn bị một nguồn ngân sách sao cho phù hợp. Tùy vào mục đích cũng như điều kiện và sự kiện của bạn lớn hay nhỏ mà bạn sẽ đưa ra ngân sách thích hợp nhất. Phần ngân sách này đã bao gồm toàn bộ dịch vụ và dự trù cho các phát sinh. Thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ dựa vào yêu cầu của khách hàng mà đưa ra giá cả tối ưu nhất.
Bước 8: GIÁM SÁT TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
Là xác định khoảng thời gian từ khi bắt đầu đến kết thúc sự kiện. Đồng thời phân công công việc trong từng giai đoạn của chương trình và giám sát tiến độ thực hiện là việc không thể lơ là. Bên cạnh đó, trước khi sự kiện diễn ra, cần rà soát lại một lần tất cả các khâu để tránh xảy ra sai xót.
Bước 9: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ SỰ KIỆN
Việc kiểm tra và đo lường kết quả sự kiện là bước quan trọng trong các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả sự kiện được đo lường và đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu so với kết quả đạt được. Đánh giá, đo lường kết quả sự kiện để phát huy cái tốt và khắc phục cái xấu. Việc làm này để lại kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau thành công hơn.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nó là chìa khóa mở ra thành công cho sự kiện cũng như quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Nắm vững 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện để có chương trình thành công mĩ mãn. Vì vậy TOP VIỆT là nơi đáng tin cậy cho bạn khi lựa chọn để tổ chức sự kiện. TOP VIỆT luôn làm hài lòng khách hàng khi lựa chọn tổ chức sự kiện và luôn tạo cho khách hàng tin tưởng tuyệt đối.
Bên các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện TOP VIỆT còn cung cấp thêm các dịch vụ:
- Cho thuê âm thanh, ánh sáng
- Dàn Nhạc. Dàn DJ, Karaoke
- Chụp hình quay phim
- Múa lân
- Màn hình LED
Mọi chi tiết xin liên hệ TOP VIỆT
0918 594 591
