Cách xử lý sự cố khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện thì chúng ta không thể tránh khỏi những rủi ro không mong muốn trong quá trình tổ chức sự kiện. Không thể nào tồn tại một sự kiện hoàn hảo 100% bởi có hàng chục, hàng trăm rủi ro có thể xảy đến với chương trình mà bạn không thể lường trước được. Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể không đến từ chính bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự chạy chương trình, hoặc do bất kì yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào.

Hiểu về các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện, phân loại rủi ro để tìm ra các phương án đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là việc làm vô cùng quan trọng trước thềm mỗi sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Dưới đây là những sự cố thường hay gặp phải nhất trong sự kiện và cách xử lý sự cố khi tổ chức sự kiện khi bạn gặp phải.

HỎA HOẠN

Tại các sự kiện nhỏ hay lớn bạn cũng nên thận trọng trong quá trình an toàn trong hỏa hoạn. Bạn hãy trang bị bình chữa cháy tại nhiều địa điểm dễ thấy trong khuôn viên tổ chức sự kiện để trong trường hợp không may xảy ra hỏa hoạn có thể dập tắt đám lửa kịp thời.

Trong khuôn viên tổ chức sự kiện, nếu xảy ra hỏa hoạn, bạn hãy nhanh chóng đưa tất cả mọi người đến khu vực sơ tán an toàn đến lối thoát đã được chuẩn bị từ trước. Bạn phải nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa và nếu được, bạn hãy kiểm soát đám cháy tạm thời trong khi chờ nhân viên cứu hỏa đến nơi để hạn chế những thiệt hại do lửa gây ra.

MẤT ĐIỆN

Trong quá trình tổ chức sự kiện thì thiết bị điện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nếu gặp phải tình trạng mất điện mà bạn không chuẩn bị trước thì các trang thiết bị tại sự kiện hầu như đều không sử dụng được như vậy sự kiện sẽ dễ bị hỏng và đình truệ.Vì vậy, để đề phòng mất điện, tại các sự kiện bạn phải luôn chuẩn bị máy phát điện để hỗ trợ khi mất điện. Và cần chuẩn bị các cách phòng tránh khi mất điện, nên chuẩn bị các đèn pin dự phòng để có thời gian chuyển nguồn điện sang máy phát điện một cách nhanh nhất để chương trình không bị gián đoạn.

TÌNH TRẠNG CẤP CỨU KHẨN CẤP

Tình trạng người tham gia gặp xự cố về sức khỏe như ngất xỉu, đột qụy, té ngã khi tham gia sự kiện không phải là xự cố hiếm gặp .

Vì vây, bạn cần chuẩn bị đầy đủ trong mọi trường hợp xấu nhất, nên chuẩn bị sẵn các thiết bị y tế sơ cứu khi cần thiết và nên có một đội ngũ nhân viên từ 2 đến 3 người am hiểu về y tế để có thể xử lí trong những trường cấp bách để tránh gây ra những hậu quả nghiêm trọng trong sự kiện.

HƯ HỎNG TRANG THIẾT BỊ

Trong quá trình tổ chức sự kiện những trang thiết bị cũng có một vai trò hết sức quan trọng, nếu không có những trang thiết bị thì sẽ gây khó khăn trong quá trình sự kiện diễn ra. Có những thiết bị lâu năm có thể hư hỏng đột ngột ngay trong ngày diễn ra sự kiện hoặc có những thiết bị mới bạn chưa quen cách sử dụng vô tình cũng có thể khiến chúng hư hỏng.

Chính vì vậy, bạn cần phải có những cách khắc phục nhanh chóng như phải có kỹ thuật viên túc trực xuyên suốt sự kiện để có thể sữa chữa và khắc phục ngay khi có thiết bị bị hư hỏng. Ngoài ra, bạn nên sử dụng các sản phẩm có thương hiệu trên thị trường và có các chương trình bảo hành cho sản phẩm và nên kiểm tra thật kĩ các thiết bị trước ngày diễn ra sự kiện để tránh những rủi ro không mong muốn. Và bình tĩnh,chuyên nghiệp khi xử lý sự cố khi tổ chức sự kiện đê nhanh chóng khắc phục.

KHÁCH MỜI TỚI TRỄ

Đôi khi sự kiện đã bắt đầu diễn ra nhưng khách mời vẫn chưa đến nơi kịp sẽ gây khó khăn khi lịch trình của sự kiện đã được xắp xếp theo một quá trình sẽ dễ gây nhiễu chương trình. Trong lúc này MC sẽ là người chủ động để thu hút mọi người chú ý vào mình bằng những câu chuyện hay tổ chức những trò chơi nhỏ để kéo dài thời gian và không gây khó chịu cho khán giả.

Đây chỉ là một số ít rủi ro bạn có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện, vì vậy nên trong quá trình làm sự kiện bạn nên có nhiều biện pháp đề để phòng xử lý sự cố khi tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp.

Hãy đến với TOP VIET bạn sẽ có được những sự kiện hoành tráng, được chuẩn bị chuyên nghiệp tự những khâu bắt đầu đến khi kết thúc sự kiện. Luôn mang đến sự hài lòng cho bạn.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ TOP VIET